Boekings- en reviewsites zijn vandaag niet meer weg te denken uit de horecasector. Ze beïnvloeden hoe gasten een zaak ontdekken, een reservatie maken en hun ervaringen delen. Een doordachte aanpak van deze platformen kan bijdragen aan een betere online zichtbaarheid, meer reservaties en een sterkere reputatie.

Horeca Vlaanderen bundelt praktische informatie en tips in de brochure 'Omgaan met boekings- en reviewsites'.

In de brochure ontdek je onder meer:

• hoe je boekingsplatformen strategisch inzet;
• welke aandachtspunten belangrijk zijn bij de voorwaarden van online platformen;
• hoe je professioneel omgaat met online reviews;
• praktische tips en een handige checklist om je online reputatie te versterken.

Als horecaondernemer verwerk je dagelijks persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij reservaties, personeelsadministratie, nieuwsbrieven of camerabewaking. Daarom is het belangrijk om zorgvuldig met deze gegevens om te gaan en te voldoen aan de GDPR-wetgeving.

Horeca Vlaanderen helpt haar leden om privacy en gegevensbescherming op een praktische manier aan te pakken. Daarom ontwikkelden we een GDPR-stappenplan met een helder overzicht van de belangrijkste verplichtingen, aangevuld met praktische voorbeelden uit de horecasector en handige modeldocumenten.

De regels rond voedselveiligheid en autocontrole zijn uitgebreid. Daarom ontwikkelde Horeca Vlaanderen een praktische HACCP-gids die horecaondernemers ondersteunt bij het opzetten en toepassen van een autocontrolesysteem in hun horecazaak.

De gids biedt een overzicht van de belangrijkste verplichtingen rond voedselhygiëne en helpt je om de voedselveiligheid binnen je onderneming op een gestructureerde manier te beheren.

De HACCP-gids is gevalideerd door het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV). Wie deze gids correct toepast als hulpmiddel voor het naleven van de wetgeving, beschikt over een autocontrolesysteem dat voldoet aan de wettelijke vereisten inzake voedselveiligheid.

Horeca Vlaanderen stelt, in samenwerking met het FAVV, de digitale versie van deze gids ter beschikking.

Elke horecaondernemer krijgt vroeg of laat te maken met gasten met voedselallergieën of intoleranties. Als restauranthouder, bartender of uitbater wil je uiteraard dat elke gast zorgeloos kan genieten van een aangename ervaring in jouw zaak.

De Europese allergenenwetgeving bepaalt dat ook voor niet-verpakte levensmiddelen, zoals gerechten en dranken die in de horeca worden aangeboden, duidelijke allergeneninformatie beschikbaar moet zijn voor de consument.

Maar hoe zorg je ervoor dat deze informatie correct wordt verzameld, beheerd en gedeeld met je gasten? Horeca Vlaanderen ontwikkelde hiervoor een praktische allergenenchecklist.

De checklist helpt je om na te gaan of jouw zaak goed voorbereid is en geeft praktische aandachtspunten om gasten correct te informeren.

Als horecaondernemer ben je verplicht om je prijzen duidelijk zichtbaar te vermelden voor je klanten. Sinds 2017 moeten prijzen raadpleegbaar zijn vóór de klant de horecazaak binnenstapt.

Maar wat betekent een goed zichtbare plaats precies? En welke ruimte wordt beschouwd als de verkoopruimte? Horeca Vlaanderen bundelt de belangrijkste regels en praktische richtlijnen in een handige brochure.

De brochure helpt je om de wetgeving correct toe te passen, geeft concrete voorbeelden van een correcte prijsaanduiding en bevat praktische tips om je aanbod overzichtelijk en aantrekkelijk te presenteren.

Ondernemingen in de horecasector die met een geregistreerd kassasysteem werken kunnen hun werknemers 450 vrijwillige overuren laten presteren. Voor 360 van deze 450 vrijwillige overuren is geen overloon of inhaalrust verschuldigd. De overuren zijn ook vrijgesteld van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing. Voor ondernemingen zonder GKS worden de vrijwillige overuren beperkt tot 360 overuren, waarvan 240 overuren vrijgesteld zijn van overloon, inhaalrust, RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing.

Om het systeem van vrijwillige overuren toe te passen is voorafgaand een schriftelijk akkoord vereist tussen de werknemer en de werkgever. Dit akkoord is geldig voor een periode van één jaar en wordt steeds stilzwijgend verlengd voor een bijkomende periode van één jaar, met uitzondering van opzegging.

Een annulering of klant die niet komt opdagen, kan een aanzienlijke impact hebben op je horecazaak. Om ondernemers hierin te ondersteunen, ontwikkelde Horeca Vlaanderen een praktische richtlijn over annuleringen en no-shows.

De richtlijn geeft een overzicht van de belangrijkste aandachtspunten, zoals het belang van duidelijke afspraken, algemene voorwaarden, mogelijke schadevergoedingen en het werken met voorschotten of creditcardgaranties. Daarnaast bevat het document praktische tips om het risico op verlies te beperken en sterker om te gaan met annuleringen.

Horeca Vlaanderen stelt modeldocumenten voor Algemene Verkoopsvoorwaarden ter beschikking voor restaurants, cafés, feestzalen, hotels en logies. Deze voorwaarden helpen horecaondernemers om duidelijke afspraken te maken met klanten en mogelijke discussies of misverstanden te vermijden.

Een arbeidsreglement legt de rechten en plichten van werkgever en werknemer vast en zorgt voor duidelijke afspraken binnen je horecazaak. Het bevat onder meer informatie over werktijden, rustpauzes, loonbetaling, afwezigheden, ziekte, vakantie, opzegtermijnen en andere praktische afspraken.

Zodra je minstens één werknemer in dienst hebt, ben je als werkgever verplicht om een arbeidsreglement op te stellen dat voldoet aan de wettelijke vereisten.

Elke werknemer moet een kopie van het arbeidsreglement ontvangen. Als werkgever moet je kunnen aantonen dat dit gebeurd is, bijvoorbeeld via een ondertekend ontvangstbewijs. Je kan deze ontvangstbevestiging ook opnemen in de arbeidsovereenkomst.

Flexi-jobs bieden horecaondernemers de mogelijkheid om op een flexibele manier extra medewerkers in te zetten tijdens drukke periodes. Bepaalde werknemers en gepensioneerden kunnen zo onder gunstige voorwaarden een extra inkomen verwerven.

Werk je met flexi-jobbers in jouw horecazaak? Dan kan je via Horeca Vlaanderen een model van raamovereenkomst aanvragen. Deze overeenkomst is verplicht wanneer je een flexi-jobber tewerkstelt en legt de basisafspraken tussen werkgever en werknemer vast.

Zonder energie geen horeca. Tegelijk blijft een doordacht energiebeheer een belangrijke hefboom om de kosten onder controle te houden en duurzamer te ondernemen. Daarom ondersteunt Horeca Vlaanderen haar leden met praktische informatie en concrete besparingstips.

Jouw energie is onze zorg

In 2022 lanceerde Horeca Vlaanderen Horeca Energy Support, een campagne bestaande uit een online platform, een praktische brochure en workshops in heel Vlaanderen. De focus ligt op haalbare maatregelen die je eenvoudig kan toepassen om je energieverbruik te verlagen, je energiekosten te beheersen en de duurzaamheid van je zaak te versterken.

Naast praktische tips voor snelle energiebesparingen vind je ook inspiratie voor investeringen op langere termijn die bijdragen aan een toekomstgerichte en energiezuinige horecazaak.

Een toekomstgerichte aanpak voor de horeca is noodzakelijk. Met die openingszin trokken we in 2024 naar verschillende lokale politici, in de aanloop en nasleep van de lokale verkiezingen. Horeca Vlaanderen wilde er zo voor zorgen dat in die bestuursakkoorden maatregelen werden opgenomen, die de horecasector extra ademruimte geven. Daarom kreeg deze guerrillacampagne niet toevallig de naam ‘HUISWERK’.

Geen enkele besluitvormer staat dichter bij ondernemers dan de lokale besturen. Daarom zijn onderbouwde bestuursakkoorden van groot belang, zeker voor de horeca. Met de campagne ‘HUISWERK’ reikt Horeca Vlaanderen een brede waaier aan ondernemersgerichte suggesties aan op lokaal en provinciaal niveau. Op die manier wil de federatie de beleidsmakers ondersteunen bij het maken van de juiste keuzes voor de sector.

“In het ijltempo waarin coalities worden gevormd en bestuursakkoorden worden geschreven, hopen we dat de ‘HUISWERK’-checklist een nuttige tool is om de stand van zaken in de provincie, stad of gemeente na te gaan en te verbeteren binnen de lokale mogelijkheden. Hiermee zetten we horeca nog eens extra hoog op de lokale politieke agenda”, zegt Matthias De Caluwe, CEO van Horeca Vlaanderen.

“Ons menu met een brede waaier aan suggesties kwam dan ook tot stand in samenspraak met ondernemers uit de lokale afdelingen van Horeca Vlaanderen. Zij worden namelijk dagelijks geconfronteerd met verschillende uitdagingen. We hopen dat er de komende jaren heel wat suggesties kunnen worden afgevinkt uit ons menu”, benadrukt voorzitter Paul Snoeys.

Huiswerk (mee)brengen

Regelmatig structureel overleg plegen met de lokale horecaondernemers, het hebben van een horecacoach in de gemeente of stad, het uitdragen van loyale concurrentie tegenover tijdelijke horeca zoals zomer- en winterbars via ons 'Manifest Horeca Pop-Up' en instaan voor de bereikbaarheid van horecazaken: het zijn slechts enkele van de meer dan 50 concrete en haalbare voorstellen die we op tafel leggen bij de (toekomstige) burgemeesters en gedeputeerden.

Wie moet een GKS gebruiken?

Elke exploitant van een horecazaak waar maaltijden ter plaatse worden verbruikt en elke traiteur die regelmatig cateringdiensten verricht, moet een btw-kasticket uitreiken via een Geregistreerd Kassasysteem (GKS), ook wel de witte kassa genoemd.

Deze verplichting geldt wanneer de jaaromzet (exclusief btw) uit restaurant- en cateringdiensten hoger is dan 25.000 euro.

Horecazaken die onder deze omzetdrempel blijven, zijn niet verplicht om een GKS te gebruiken. Zij moeten wel een btw-ontvangstbewijs uitreiken voor maaltijden en bijhorende dranken die ter plaatse worden verbruikt. Er bestaan enkele uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer een onderneming voor haar restaurant- of cateringactiviteiten bijna volledig beroep doet op een onderaannemer.

Wijzigingen aan de GKS-regelgeving

Op 21 mei 2024 werd een wijziging aan de GKS-wetgeving gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze wijziging zorgt ervoor dat het GKS-systeem in de toekomst niet langer uitsluitend gekoppeld is aan de horecasector.

Daarnaast verandert ook de manier waarop gegevens uit het GKS worden verwerkt en doorgestuurd.

Wat verandert er concreet?

De fiscale datamodule (FDM), de zogenaamde black box, zal in de toekomst niet alleen gegevens veilig bewaren en verwerken, maar deze ook automatisch digitaal doorsturen naar de FOD Financiën.

Daardoor:

• wordt digitale uitreiking van btw-kastickets mogelijk;
• kan een kopie van een btw-kasticket worden aangemaakt;
• krijgt de FOD Financiën een beter zicht op het correcte gebruik van het GKS.

De bestaande GKS-verplichtingen blijven voorlopig behouden. De omzetgrens van 25.000 euro blijft van toepassing en een pro forma-ticket volstaat niet als vervanging van een geldig btw-kasticket.

Wanneer moet jouw GKS aangepast worden?

De tolerantieperiode voor de invoering van de GKS 2.0 werd meermaals verlengd, onder meer omdat er onvoldoende gecertificeerde kassasystemen en fiscale gegevensmodules beschikbaar waren. Intussen staat de definitieve inwerkingtreding voor de GKS 2.0 vast:

1. Vanaf 1 juli 2026: verplicht starten met GKS 2.0 voor nieuwe uitbatingen (van zodra de huidige drempel van €25.000 wordt overschreden).

2. Vanaf 1 juli 2026: start overgangsfase voor de bestaande uitbatingen met een GKS 1.0:

• GKS 2.0 moet actief zijn uiterlijk 01.07.2027 voor kassa's gekocht t.e.m. 31.12.2017;
• GKS 2.0 moet actief zijn uiterlijk 01.07.2028 voor kassa's gekocht in 2018 t.e.m. 2021;
• GKS 2.0 moet actief zijn uiterlijk 01.01.2029 voor kassa's gekocht vanaf 2022.

Neem tijdig contact op met je GKS-leverancier. Die kan nagaan welke aanpassingen nodig zijn en of je systeem moet worden aangepast, gehercertificeerd of vervangen.

Steeds meer mensen dienen rekening te houden met voedselallergieën en -intoleranties. Daarom is het belangrijk dat gasten correct geïnformeerd worden over de aanwezigheid van allergenen in gerechten. Voor sommigen kan contact met een bepaald voedingsmiddel immers ernstige gezondheidsrisico’s met zich meebrengen.

Als horecaondernemer speel je een belangrijke rol in het creëren van een veilige en zorgeloze eetervaring. Duidelijke allergeneninformatie helpt gasten om bewuste keuzes te maken en draagt bij aan vertrouwen en gastvrijheid in jouw zaak.

Correct informeren is verplicht

De allergenenwetgeving verplicht horecazaken om klanten te informeren over de aanwezigheid van de 14 wettelijke allergenen in hun gerechten. Het FAVV controleert of ondernemingen deze informatieplicht naleven. Een correcte aanpak helpt niet alleen om aan de regelgeving te voldoen, maar voorkomt ook misverstanden en zorgt voor een betere service aan je gasten.

Brochure allergenen

Horeca Vlaanderen bundelt de belangrijkste informatie en praktische tips rond allergenen in een handige brochure. Deze brochure helpt je om de allergeneninformatie in jouw zaak correct te organiseren en je medewerkers goed te informeren.

Horeca Vlaanderen, Horeca Brussel, Horeca Wallonië, De Belgische Brouwers en de Federatie van Belgische drankenhandelaars ondertekenden in december 2015 een gedragscode, die de brouwerijcontacten voor een deel versoepelde. De vaak erg strikte contracten tussen brouwers en horecaondernemers waren al lang een doorn in het oog van deze ondernemers. Bijgevolg zorgde Horeca Vlaanderen ervoor dat de grootste problemen aangepakt werden via de Gedragscode 2015.

Gezien de maatschappelijke evoluties sinds 2015, de snel evoluerende (financiële) wereld, alsook de wens van de betrokken sectororganisaties en beroepsverenigingen om zich samen nog sterker te wapenen tegen (nog steeds) bestaande en toekomstige uitdagingen, besloten zij om een nieuwe gedragscode voor goede relaties tussen brouwers, drankenhandelaars en horecasector op te stellen (hierna ‘Gedragscode 2025’), opnieuw in onderling overleg.

Deze Gedragscode 2025 werd ondertekend door alle betrokken sectororganisaties en door de Ministers Simonet en Clarinval op 6 juni 2025.

Vanaf 1 januari 2026 is deze Gedragscode 2025 integraal van toepassing op alle drankafnameovereenkomsten, dus ook op deze die al liepen in juni 2025.

Hierop geldt één uitzondering: Voor wat betreft drankafnameovereenkomsten die in juni 2025 reeds lopende waren en verbonden zijn met een handelshuur- of concessieovereenkomst, zal de regeling met betrekking tot sterke dranken (zie verder) pas in werking treden wanneer de verbonden handelshuur of concessie wordt verlengd, vernieuwd of gewijzigd (en dit ten vroegste vanaf 1 januari 2026).

HACCP: de basis voor voedselveilig werken

Een veilige omgang met voeding is essentieel in elke horecazaak. Als horecaondernemer moet je voldoen aan de hygiënewetgeving en beschikken over een autocontrolesysteem. Dit systeem helpt je om de voedselveiligheid binnen je zaak te bewaken en risico’s te voorkomen.

De omvang en administratieve verplichtingen van een autocontrolesysteem hangen af van de grootte en activiteiten van je onderneming. Voor kleine horecazaken gelden andere vereisten dan voor grotere bedrijven.

HACCP-gids voor de horeca

De regels rond voedselveiligheid en autocontrole zijn uitgebreid. Daarom ontwikkelde Horeca Vlaanderen een praktische HACCP-gids die horecaondernemers ondersteunt bij het opzetten en toepassen van een autocontrolesysteem.

De gids is gevalideerd door het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV). Wie deze gids correct toepast als hulpmiddel voor het naleven van de wetgeving, beschikt over een systeem dat voldoet aan de wettelijke vereisten rond voedselhygiëne.

Horeca Vlaanderen stelt, in samenwerking met het FAVV, de digitale versie van deze gids ter beschikking.

Een overzicht van de loonbarema's en vergoedingen binnen de horecasector, die van toepassing zijn sinds 1 januari 2026, kan je hieronder downloaden. Vanaf deze datum worden de brutolonen in de horecasector aangepast met 2,189%.

Hieronder kan je ook het document downloaden met betrekking tot de functieclassificatie en vaststelling van de minimumlonen in de horecasector.

Een arbeidsreglement legt de rechten en plichten van werkgever en werknemer vast en zorgt voor duidelijke afspraken binnen je horecazaak. Het bevat onder meer informatie over werktijden, rustpauzes, loonbetaling, ziekte, vakantie, opzegtermijnen en andere praktische afspraken.

Zodra je minstens één werknemer in dienst hebt, ben je als werkgever verplicht om een arbeidsreglement op te stellen dat voldoet aan de wettelijke vereisten.

De wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen bepaalt welke informatie verplicht in het arbeidsreglement moet worden opgenomen en welke bijlagen moeten worden toegevoegd. Daarnaast kunnen ook andere wettelijke en reglementaire bepalingen extra vermeldingen opleggen.

Welke informatie moet opgenomen worden?

Een arbeidsreglement bevat onder meer:

• de uurroosters van werknemers, waaronder gewone uurroosters, en/of het kader van gewone arbeidstijd, deeltijdse uurroosters, ploegenstelsels en flexibele uurroosters;
• de manier waarop prestaties worden geregistreerd en gecontroleerd voor de berekening van het loon;
• de wijze, het tijdstip en de plaats van loonbetaling;
• de opzegtermijnen en de dringende redenen die een beëindiging van de arbeidsovereenkomst zonder opzegging of vergoeding kunnen rechtvaardigen;
• de rechten en plichten van het toezichthoudend personeel;
• eventuele sancties, de voorwaarden voor toepassing ervan en de bestemming van eventuele boetes;
• de plaats waar eerste hulp wordt verleend, de locatie van de verbandkist en de gegevens van de aangeduide artsen bij arbeidsongevallen;
• de duur en regels rond jaarlijkse vakantie en, indien van toepassing, de data van collectieve vakantie;
• de namen van de leden van de ondernemingsraad, het comité voor preventie en bescherming op het werk en de syndicale afvaardiging (indien aanwezig);
• de contactgegevens van de bevoegde inspectiediensten;
• de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomsten en collectieve akkoorden binnen de onderneming;
• het actief afwezigheidsbeleid voor arbeidsongeschikte werknemers.

Overhandiging aan werknemers

Elke werknemer moet een kopie van het arbeidsreglement ontvangen. Als werkgever moet je kunnen aantonen dat dit gebeurd is, bijvoorbeeld via een ondertekend ontvangstbewijs. Deze bevestiging kan ook opgenomen worden in de arbeidsovereenkomst.

Modeldocument arbeidsreglement