Boeking- en reviewsites spelen vandaag een centrale rol in de volledige customer journey van horecagasten: van het kiezen van een zaak en het maken van een reservatie tot het achterlaten van een beoordeling na het bezoek. Omdat deze platformen zowel kansen als uitdagingen bieden, is het voor elke horecaondernemer belangrijk om te begrijpen hoe ze werken en hoe je er strategisch mee kan omgaan.

Investeren in fysieke beveiliging zoals goede sloten, alarmsystemen en camera’s doen vrijwel alle bedrijven. Digitale beveiliging of het veilig omgaan met gegevens, wordt dan weer sneller achterwege gelaten. Waarom? Het lijkt ingewikkeld of moeilijk, maar dat hoeft het eigenlijk helemaal niet te zijn!

Sinds 2017 moeten prijzen worden vermeld op een plek die van buiten de verkoopruimte duidelijk zichtbaar is. Met andere woorden: de consument moet de prijs kunnen raadplegen vóór het binnentreden van de horecazaak. Maar wat is “een goed zichtbare plaats”? En wat wordt beschouwd als de "de horecazaak" of “verkoopruimte”? Horeca Vlaanderen verduidelijkt het graag!

Om een horecazaak uit te baten moet je in regel zijn met de hygiënewetgeving. Dit kan je aantonen door te beschikken over een zogenaamd autocontrolesysteem, oftewel een systeem dat je in je bedrijf op poten zet om de voedselveiligheid zelf te controleren. De uitgebreidheid en de administratieve formaliteiten van een autocontrolesysteem verschillen tussen kleine en eerder grote horecazaken.

De wetgeving rond voedselveiligheid alsook het daaraan gekoppelde autocontrolesysteem is zeer uitgebreid, maar staat duidelijk neergeschreven in de HACCP-gids. Horeca Vlaanderen heeft deze gids opgesteld om horecaondernemers te helpen bij het opzetten van een zelf controlerend systeem inzake de voedselveiligheid in hun horecazaak. De gids is gevalideerd door het FAVV. Wie hem dus als hulpmiddel voor de toepassing van de wetgeving gebruikt, beantwoordt aan alle wettelijke voorschriften inzake voedingsmiddelenhygiëne.

Als sectorfederatie maakt Horeca Vlaanderen, in samenwerking met het Federaal Agentschap voor Voedselveiligheid (FAVV), de digitale versie van deze gids toegankelijk voor iedereen.

Een startende horecazaak staat nog meer dan andere bedrijven bloot aan allerhande voorschriften, regels en verplichtingen. Horeca Vlaanderen ontwikkelde een 'Eerste-hulp-bij-het-openen-van-een-horecazaak' - gids, waarin alle formaliteiten alsook een aantal handige tips staan. Zo bouwen we samen aan een duurzame horecasector!

Wanneer een klant annuleert of niet komt opdagen, kan dat voor horecazaken een aanzienlijke impact hebben. Om ondernemers hierbij te ondersteunen, ontwikkelde Horeca Vlaanderen een duidelijke richtlijn over annuleringen en no-shows. Dit document bundelt de belangrijkste aandachtspunten, zoals het belang van bewijs, algemene voorwaarden, schadevergoedingen en praktische tips rond voorschotten en creditcardgaranties.

Via het systeem van flexi-jobs kunnen gepensioneerden en bepaalde werknemers tegen gunstige voorwaarden een centje bijverdienen, terwijl werkgevers op een flexibele en voordelige manier extra personeel kunnen inzetten op piekmomenten.

Heb je een werknemer/werknemers in dienst die in jouw horecazaak aan de slag zijn onder het statuut van een flexi-job? Dan kun je een voorbeeld van een raamovereenkomst ontvangen via Horeca Vlaanderen. Dit is een verplicht af te sluiten contract wanneer je flexi-jobbers tewerkstelt.

Horeca Vlaanderen stelt modeldocumenten voor Algemene Verkoopsvoorwaarden ter beschikking voor restaurants, cafés, feestzalen en logies. Deze voorwaarden helpen je als horecaondernemer om duidelijkheid te scheppen en discussies te vermijden.

Een arbeidsreglement beschrijft de rechten en plichten van werkgever en werknemer. Zo vermeldt het de werktijden en rustpauzes, regelingen rondom ziekte, vakantiebepalingen, de wijze van loonbetaling, opzegtermijnen … en nog zoveel meer. Van zodra je één werknemer in dienst hebt, ben je dan ook verplicht een arbeidsreglement op te stellen dat voldoet aan de wettelijke vereisten.

Je moet elke medewerker een kopie van het arbeidsreglement bezorgen en dat bewijzen met een getekend ontvangstbewijs. Je kan dat bewijs eenvoudig vastleggen door het op te nemen in de arbeidsovereenkomst.

Voorbeelddocument

Tijden veranderen, en daarmee ook de wensen van jouw gasten. Zo kiezen vandaag de dag steeds meer mensen bewust voor een non-alcoholisch alternatief, omwille van de gezondheid, levensstijl, of simpelweg uit nieuwsgierigheid naar nieuwe smaken. Deze trend biedt jou als horecaondernemer de kans om je aanbod te verrijken met originele, smaakvolle dranken voor elke gelegenheid.

Horeca Vlaanderen presenteert met trots deze brochure over alcoholvrije dranken en signature mocktails, speciaal ontwikkeld om jou te inspireren en ondersteunen bij het samenstellen van een aantrekkelijk non-alcoholisch assortiment.

Deze brochure is dan ook meer dan een gids! We tippen de nieuwste trends en delen een mooi overzicht van kwaliteitsvolle alcoholvrije bieren en wijnen. Daarnaast vind je in onze brochure recepten voor originele mocktails, die jouw menukaart naar een nog hoger niveau tillen. Geef je gasten een rijke beleving en ontdek de mogelijkheden van het bloeiende segment non-alcoholische dranken.

Wereldwijd gaat een derde van al het geproduceerde voedsel verloren. Hoe dat kan? Voedselverlies komt voor in elke schakel van de keten: van de productie tot bij de consument. En dus ook wij, de horeca, kunnen ons steentje bijdrage aan het verminderen van voedselverspilling. Dankzij hun expertise en vakmanschap zijn professionele chefs goed geplaatst om voedselverlies tegen te gaan én anderen daarin te inspireren.

Wat is de impact van voedselverlies?

In de eerste plaats zorgt het weggooien van voedsel voor een economisch verlies, omdat het gelijk staat aan het verlies van hoogwaardige en schaarser wordende grondstoffen. Daarnaast heeft het een negatieve impact op het milieu. Je gooit niet alleen geld weg, maar ook de energie die in teelt, verwerking, verpakking, koeling en transport zit. De preventie van voedselverlies levert jou als uitbater dus geld op en draagt bij tot duurzaamheid.

Voedselallergieën vormen al jaren een belangrijk volksgezondheidsprobleem. Steeds meer mensen kampen met intoleranties. De consument moet dan ook correct en doeltreffend geïnformeerd worden over de aanwezigheid van allergenen in een gerecht. Voor sommige allergische gasten betekent de inname (of zelfs de geur) van een bepaald voedingsmiddel de kans op een anafylactische shock met zelfs de dood tot gevolg.

Uit controles van het FAVV blijkt dat nog niet alle ondernemingen de allergenenverplichtingen naleven, vooral wat betreft de informatieplicht. Het FAVV controleert hier streng op: een overtreding kan leiden tot een PV, boete en een hercontrole. Sinds 2017 weegt zo een overtreding zwaarder door. Het FAVV heeft de weging van een overtreding verhoogd van 3 naar 10 punten, waardoor de kans op een proces-verbaal en boete groter wordt.

Wil je het verschil maken voor jouw gasten?

Beschouw de verplichting om klanten te informeren over de aanwezige allergenen in de gerechten als een kans om bezoekers zorgeloos te laten genieten.

Horeca Vlaanderen, Horeca Brussel, Horeca Wallonië, De Belgische Brouwers en de Federatie van Belgische drankenhandelaars ondertekenden in december 2015 een gedragscode, die de brouwerijcontacten voor een deel versoepelde. De vaak erg strikte contracten tussen brouwers en horecaondernemers waren al lang een doorn in het oog van deze ondernemers. Bijgevolg zorgde Horeca Vlaanderen ervoor dat de materie in een wettelijk kader is gegoten.

Wat is een brouwerijcontract?

Wanneer een horeca-uitbater een overeenkomst sluit met een brouwerij of drankenleverancier waarbij hij verplicht is een bepaalde hoeveelheid drank af te nemen, spreekt men van een drankafnamecontract of brouwerijcontract.

Een brouwerij of drankenhandelaar kan een horecaondernemer drankafnameverplichtingen opleggen, zoals een exclusieve bevoorrading of minimale afnameverplichting. Daartegenover staat dat de brouwerij of drankenleverancier bijzondere financiële of economische tegemoetkomingen belooft, bijvoorbeeld door het café te verhuren of meubilair en uitrusting te voorzien.

Horeca Vlaanderen stelt echter al langer vast dat dergelijke regeling niet altijd even voordelig is voor een horeca-uitbater, een bekommernis die ondertussen ook door politici werd opgepikt. Op initiatief van ministers Peeters en Borsus werden in 2015 de betrokken partners samengebracht, wat resulteerde in de invoering van een gedragscode. Dankzij deze code geniet de horecaondernemer meer vrijheid, transparantie en rechtszekerheid. Hoewel hiermee niet de volledige problematiek is opgelost, werd wel een belangrijke stap gezet in de richting van grotere ondernemersvrijheid.

Versterking positie horecaondernemer

De afgesloten gedragscode bepaalt dat een aantal clausules in de brouwerijcontracten per definitie worden verboden. Zo mag de brouwer of drankenhandelaar geen verplichtingen meer opleggen betreffende openingsuren of –dagen (als de horecabestemming van het onroerend goed wordt nageleefd), private aankopen, toekomstige uitbatingen en verkoopprijzen. Hierdoor heeft de horecaondernemer (terug) meer zeggenschap over zijn zaak, wat het ondernemerschap versterkt.

Minimale afnameverplichtingen

Het blijft mogelijk voor brouwerijen en drankenhandelaars om horecaondernemers te verplichten om periodiek een minimale hoeveelheid dranken af te nemen. Dankzij de gedragscode moet men echter wel uitgaan van een realistische benadering, ook rekening houdend met een correct rendement voor alle partijen. Daarnaast worden situaties van overmacht verplicht in rekening gebracht en zijn er in geval van verbreking afspraken over maximale vergoedingen. Denk hierbij aan de uitvoering van openbare werken van lange duur, die een directe impact hebben op de bereikbaarheid van de horecazaak.

Exclusiviteit

In de gedragscode zijn afspraken gemaakt om de exclusiviteit deels in te perken. Zo is er geen exclusiviteitsverplichting meer mogelijk voor alle goederen die geen dranken zijn én warme dranken, met uitzondering van koffie. Eveneens is er een kleine opening wat de exclusiviteit voor bieren betreft: cafébazen zullen minstens twee speciaalbieren op fles mogen kiezen. Wel belangrijk om mee te geven: deze laatste uitzondering geldt niet voor cafés die in eigendom zijn van een brouwer of drankenhandelaar, diens familie of een verbonden vennootschap.

Initieel waren deze versoepelingen enkel van toepassingen voor contracten afgesloten, verlengd of gewijzigd vanaf 1 maart 2016. Vanaf 1 maart 2018 zijn ze echter ook van toepassing voor alle bestaande contracten.

Gedragscode 2.0

Doorheen de jaren is gebleken dat er toch nog enkele hiaten zijn in de gedragscode, waardoor de zorgen omtrent brouwerijcontracten nog steeds niet van alle schouders van horecaondernemers zijn gevallen. Zo wil Horeca Vlaanderen o.a. de exclusiviteit nog sterker inperken, maar de Europese wetgeving laat brouwers en drankenhandelaars toe om dit te bedingen. In 2023 werd de gedragscode geëvalueerd, waarna in juni 2025 een vernieuwde versie van de Gedragscode voor goede relaties tussen brouwers, drankhandelaars en de horecasector werd voorgesteld.

Belangrijke verbeteringen in de Gedragscode 2.0:

• Een ruimer toepassingsgebied, wat voor meer rechtszekerheid zorgt in de uitvoering van de contracten en een gelijk speelveld;
• Horecafederaties - in overleg met brouwers en drankhandelaars - engageren zich om binnen het jaar na ondertekening een kwalitatieve opleiding uit te werken, zodat horeca-uitbaters hun zaak professioneler kunnen beheren;
• Meer en betere informatie voor horecaondernemers vóór het aangaan van contracten, inclusief gestandaardiseerde documenten en inzichtelijke drankprijzen, met behoud van de standaardtermijn van 14 kalenderdagen om de overeenkomst te herzien;
• Een forse uitbreiding van verboden clausules, zoals onrechtmatige prijswijzigingen en het verbreken van huurcontracten wegens niet voldoen aan afnamequota;
• De regels inzake exclusiviteit voor sterke dranken en speciaalbieren worden ten gunste van de horeca-uitbaters verduidelijkt: 1) Voor minimum twee speciaalbieren op fles wordt nog steeds afgeweken van de exclusiviteit die de Europese regels toestaat. 2) Voor sterke dranken worden de regels vereenvoudigd en hebben de horeca-uitbater en de drankenhandelaar/brouwer meer vrijheid om tot een gezamenlijk akkoord te komen;
• Een versterkte rol voor de Verzoeningscommissie (FOD Economie), met focus op overleg in plaats van rechtbanken, wat sneller, goedkoper en sectorspecifiek is.

Belangrijk om ook nog mee te geven: de Gedragscode 2025 zal de Gedragscode 2015 vervangen en in werking treden vanaf de tiende dag na de ondertekeningsdatum van vandaag, op 16 juni 2025. De vernieuwde afspraken zullen van toepassing zijn op alle drankafnameovereenkomsten die vanaf 16 juni 2025 worden gesloten, verlengd, vernieuwd of gewijzigd.

Voor ondernemers die een contract lopende hebben, is het goed om te weten dat:

• Voor drankafnameovereenkomsten die op 16 juni 2025 reeds lopende zijn, zal de Gedragscode 2025 de Gedragscode 2015 vervangen vanaf 1 januari 2026, behoudens enkele uitzonderingen bepaald in de Gedragscode 2025;
• Voor drankafnameovereenkomsten die op 16 juni 2025 reeds lopende zijn en verbonden zijn met een handelshuur of concessie van de uitbatingslocatie, zal het voorkeurrecht m.b.t. de sterke dranken in werking treden wanneer de verbonden handelshuur of concessie wordt verlengd, vernieuwd of gewijzigd en dit ten vroegste vanaf 1 januari 2026.

“Dit akkoord over een hernieuwde gedragscode was noodzakelijk om tegemoet te komen aan de aanbevelingen van diverse instanties." zegt Matthias De Caluwe, CEO van Horeca Vlaanderen. "Het biedt duidelijkheid en zekerheid aan onze horecaondernemers in deze uitdagende tijden. Zonder dit akkoord zou de vorige gedragscode zijn komen te vervallen, waardoor de situatie op het terrein mogelijk zou terugkeren naar die van vóór 2015. Een scenario dat we absoluut wilden vermijden. Met deze stap verstevigen we het fundament, maar we bouwen uiteraard volop verder aan meer vrijheden voor onze ondernemers."

HACCP: de norm voor voedselveiligheid

Om een horecazaak uit te baten moet je in regel zijn met de hygiënewetgeving. Dit kan je aantonen door te beschikken over een zogenaamd autocontrolesysteem, oftewel een systeem dat je in jouw bedrijf op poten zet om de voedselveiligheid zelf te controleren. De uitgebreidheid en de administratieve formaliteiten van een autocontrolesysteem verschillen tussen kleine en eerder grote horecazaken.

De wetgeving rond voedselveiligheid alsook het daaraan gekoppelde autocontrolesysteem is zeer uitgebreid, maar staat duidelijk neergeschreven in de HACCP-gids. Horeca Vlaanderen heeft deze gids opgesteld om horecaondernemers te helpen bij het opzetten van een zelf controlerend systeem inzake de voedselveiligheid in hun horecazaak. De gids is gevalideerd door het FAVV. Wie hem dus als hulpmiddel voor de toepassing van de wetgeving gebruikt, beantwoordt aan alle wettelijke voorschriften inzake voedingsmiddelenhygiëne.

Als sectorfederatie biedt Horeca Vlaanderen, in samenwerking met het Federaal Agentschap voor Voedselveiligheid (FAVV), aan iedereen de digitale versie van zo een gids aan.

Huidige wetgeving

Elke exploitant van een inrichting, waar ter plaatse maaltijden worden verbruikt, en elke traiteur, die regelmatig cateringdiensten verricht, moet sinds 1 juli 2016 een btw-kasticket uitreiken via een Geregistreerd Kassa Systeem (= GKS of in de volksmond ook wel 'de witte kassa' genoemd), wanneer zijn jaaromzet (exclusief btw) voor het restauran- en cateringgedeelte hoger is dan 25.000 euro.

Exploitanten die voor hun restaurant- en cateringgedeelte minder dan 25.000 euro omzet per kalenderjaar behalen, moeten dus geen GKS gebruiken. Wel moeten ze vanaf 1 juli 2016 een btw-ontvangstbewijs uitreiken voor alle ter plaatse verbruikte maaltijden én bijhorende dranken. Er zijn wel bepaalde uitzonderingen, bijvoorbeeld voor ondernemers die voor hun restaurant- of cateringdiensten nagenoeg volledig beroep doen op een onderaannemer.

! Let op !

Op 21 mei 2024 werd in het Staatsblad een wijziging aan de GKS-wetgeving gepubliceerd. Deze wetswijziging houdt in dat:

• het GKS toekomstgericht niet meer exclusief is voorbehouden voor de horecasector;
• er vanaf 2025 bepaalde werkwijzen veranderen en de verzameling van enkele gegevens op een andere manier zal gebeuren.

Wat wijzigt er dan?

Een goede verandering om te starten: in de GKS-wetgeving werd “in de horecasector” geschrapt. Hiermee is een eerste stap genomen om een GKS in te voeren in andere sectoren dan de horeca. Dat is een vraag die Horeca Vlaanderen al langer op tafel legde en nu dus opgenomen is in de wetgeving. Het spreekt voor zich dat Horeca Vlaanderen met deze gerealiseerde aanpassing volop verder zal strijden voor een gelijk speelveld met de andere sectoren inzake het GKS.

Daarnaast staat in de publicatie van 21 mei dat de fiscale data module (FDM), de zogenaamde ‘black box’, van elk geregistreerd kassa systeem niet alleen meer op onveranderlijke en beveiligde wijze relevante data van de kastickets moet opslaan en verwerken, alsook controlegegevens moet afdrukken op het kasticket, maar eveneens automatisch deze gegevens digitaal moet verzenden naar de FOD Financiën. Hierdoor wordt het onder andere weer mogelijk om een kopie van een btw kasticket aan te maken en om dit btw kasticket digitaal uit te reiken aan de klant. Kortom: de FDM van je aangepast geregistreerd kassasysteem zal voortaan communiceren met de ‘cloud service’ van de FOD Financiën. Daardoor zullen zij van op afstand kunnen zien wie het GKS correct gebruikt en wie niet, ze zullen hiervoor niet meer ter plaatse moeten komen.

In verband hiermee geven we je graag nog mee dat de wetswijziging niets verandert aan de reeds bestaande GKS-regelgeving. De 25.000 euro-grens valt niet weg, je moet nog altijd een GKS-ticket uitreiken (m.a.w. een pro forma-ticket volstaat niet). Kortom: de gekende werkwijze van het GKS blijft vooralsnog bestaan.

Dat de doorstroom van gegevens tussen de fiscale data module (FDM) van je witte kassa en de cloud service van FOD Financiën voortaan meer rechtstreeks zal gebeuren, omvat minstens een aanpassing aan je GKS. Mogelijks is er zelfs een hercertificatie van je GKS nodig bij de FOD Financiën door de producent van je GKS of, in het slechtste geval, een vervanging van je huidig GKS. Om te weten wat je moet doen, neem je best contact op met je GKS-leverancier.

Wanneer treedt deze wetswijziging in werking?

Dat hangt ervan af wanneer je GKS werd/wordt geregistreerd:

• a) op 1 juli 2025 voor de uitbatingen met een GKS dat wordt geregistreerd vanaf 1 juli 2025*;
• b) op 1 juli 2026 voor de uitbatingen met een GKS dat werd geregistreerd tussen 1 januari 2014 en 31 december 2017;
• c) op 1 juli 2027 voor de uitbatingen met een GKS dat werd geregistreerd tussen 1 januari 2018 en 31 december 2021;
• d) op 1 januari 2028 voor de niet eerder vermelde uitbatingen met een GKS.

De werkelijk verplichte implementatie start dus pas op 1 juli 2025 en er wordt een zeer ruime overgangsfase voorzien, waarbij de recentste GKS pas als allerlaatste hoeven aangepast te worden. Je moet dus nog niet vandaag of morgen al contact opnemen met je GKS-leverancier, maar verlies deze data niet uit het oog.

Een arbeidsreglement beschrijft de rechten en plichten van werkgever en werknemer. Zo vermeldt het de werktijden en rustpauzes, regelingen rondom ziekte, vakantiebepalingen, de wijze van loonbetaling, opzegtermijnen en nog zoveel meer. Van zodra je één werknemer in dienst hebt, ben je dan ook verplicht een arbeidsreglement op te stellen dat voldoet aan de wettelijke vereisten.

De wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen bepaalt niet alleen wat er allemaal in jouw arbeidsreglement moet staan, maar ook welke bijlagen je verplicht moet toevoegen. Bovendien zijn er nog andere vermeldingen die worden voorgeschreven door verscheidene wettelijke en reglementaire bepalingen, zoals de aanduiding van de feestdagen, de vervangingsdagen en de toepassingsregelen van de inhaalrust.

Het arbeidsreglement betreft de volgende elementen van informatie:

• De uurroosters: de gewone uurroosters, de uurroosters van de deeltijdse werknemers, de uurroosters van de opeenvolgende ploegen, de flexibele uurroosters en de dagen + uren waarop de onderneming toegankelijk is voor de werknemers die buiten de onderneming werken;
• Hoe het werk wordt bijgehouden en gecontroleerd voor de berekening van het loon;
• De wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon;
• De opzeggingstermijnen en de dringende redenen die de verbreking van de arbeidsovereenkomst zonder opzeggingstermijn of vergoeding kunnen rechtvaardigen. Dit onder voorbehoud van de beoordelingsbevoegdheid van de hoven en rechtbanken;
• De rechten en plichten van het toezichthoudend personeel;
• De straffen, het bedrag en de bestemming van de boetes en de tekortkomingen die zij bestraffen;
• De plaats waar de persoon te bereiken is die aangewezen is om de eerste hulp te verlenen, alsook de locatie van de verbandkist. Daarnaast de namen van de door de werkgever aangeduide artsen waar een slachtoffer van een arbeidsongeval zich naartoe kan wenden;
• De lengte van de jaarlijkse vakantie en de regels voor het toekennen ervan, of een verwijzing naar de toepasselijke wettelijke bepalingen. Indien van toepassing: de data van de jaarlijkse collectieve vakantie;
• De namen van de leden van de ondernemingsraad, van het comité voor de preventie en bescherming op het werk (oud comité voor veiligheid, gezondheid en verfraaiing van de werkplaatsen) en van de syndicale afvaardiging;
• De adressen van de inspectiediensten die toezien op de naleving van de wetten en regels ter bescherming van werknemers;
• De vermelding van de collectieve arbeidsovereenkomsten en/of collectieve akkoorden in de onderneming, die van toepassing zijn op de werkomstandigheden.

Elke medewerker moet een kopie van het arbeidsreglement ontvangen en dit moet bevestigd worden met een getekend ontvangstbewijs. Dit kan eenvoudig geregeld worden door een vermelding op te nemen in de arbeidsovereenkomst.

Modeldocument

Horeca Vlaanderen stelt - in samenwerking met de juridische dienst van het sociaal secretariaat Liantis - een model van arbeidsreglement ter beschikking aan haar leden, dat aan alle wettelijke eisen voldoet en je belangen behartigt. Indien je aangesloten bent bij de federatie, kan je dit model eenvoudig aanvragen:

Je kan de loonbarema’s, die sinds 01/01/2026 van toepassing zijn, hieronder downloaden. Het brutoloon in de horecasector stijgt met 2,189%.