Reglement van inwendige orde

Federatie van de Hotel-, Restaurant-, Caféhouders en Aanverwanten van Vlaanderen, afgekort Horeca Vlaanderen, vereniging zonder winstoogmerk, opgericht op 28 oktober 1976 met zetel te Brussel, Anspachlaan 111, waarvan de statuten gepubliceerd werden in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad van 1976 onder nr. 8857/76, laatst gewijzigd bij beslissing van de algemene vergadering van 1 oktober 2025, gepubliceerd in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad.

Onderhavig reglement van inwendige orde werd in uitvoering van de artikel 12.8 en 13.2 van de statuten van Horeca Vlaanderen vzw goedgekeurd door het bestuursorgaan in haar vergadering van 1 oktober 2025.

Het reglement van inwendige orde preciseert de werking van Horeca Vlaanderen vzw, het vult sommige artikelen van de statuten aan en omschrijft ze. Ingeval van strijdigheid tussen dit reglement en de statuten zal steeds voorrang gegeven worden aan de statuten.

Onderhavig reglement van inwendige orde is onmiddellijk van toepassing en kan slechts door het bestuursorgaan worden gewijzigd.

TITEL I : TOEPASSINGSGEBIED

Art. 1. Dit reglement van inwendige orde is van toepassing op en bindt alle leden van Horeca Vlaanderen vzw.

TITEL II : LIDMAATSCHAP

Art. 2. De leden verbinden zich ertoe actief mee te werken aan de verwezenlijking van het maatschappelijk doel van Horeca Vlaanderen vzw, zoals omschreven in artikel 3 van de statuten. De leden werken op vrijwillige en belangloze basis. Zij zullen indien nodig de meegedeelde informatie als vertrouwelijk behandelen.

Art. 3. Elk lid wordt bij zijn aansluiting toegewezen aan het werkingsgebied van één van de door het bestuursorgaan van Horeca Vlaanderen als lid erkende provinciale organisatie (of afdeling), maximum 1 per provincie, volgens het adres van zijn uitbating en ingeval er geen uitbating (meer) is, volgens het adres van zijn maatschappelijke zetel en ingeval er ook geen maatschappelijke zetel (meer) is, volgens zijn/haar domicilieadres, tenzij het lid schriftelijk heeft laten weten dat het bij een andere als lid erkende provinciale organisatie of enkel bij Horeca Vlaanderen vzw zonder ingedeeld te worden bij een als lid erkende provinciale organisatie, wil aansluiten.

Art. 4. Elk lid, met uitzondering van de leden overeenkomstig art. 4.2.1 c) van de statuten, wordt ingedeeld bij één van de deelsectoren van horeca. Een lid dat op hetzelfde adres zowel hotel en/of restaurant en/of café en/of aanverwante activiteiten uitoefent, wordt gerekend tot één beroepsgroep, met voorrang van hotel op restaurant, van restaurant op café en van café op aanverwante activiteiten. Als ‘hotel’ wordt beschouwd: elke vorm van aangemelde logies van minstens één volledige nacht. Als ‘restaurant’ wordt beschouwd: elke vorm van eetgelegenheid, t.t.z. een onderneming waarvan de voornaamste activiteit het verschaffen van eten ter plaatse is. Als ‘café’ wordt beschouwd: elke vorm van drankgelegenheid, t.t.z. een onderneming waarvan de voornaamste activiteit het verschaffen van dranken ter plaatse is. Als ‘aanverwante activiteit’ wordt beschouwd: elke onderneming die niet als ‘hotel’, ‘restaurant’ of ‘café’ kan worden beschouwd, dus ook alle meeneem/afhaal. Voor de bepaling van de lidmaatschapsbijdrage van een lid wordt de dimensiecode op basis van het gemiddeld aantal FTE’s van het afgelopen jaar van dat lid gebruikt. Extra’s (gelegenheidswerknemers die maximum 10 uur werken), studenten, flexi’s en interimwerknemers tellen niet mee.

Vanaf 1 november 2025 bedragen de lidmaatschapsbijdragen:

Categorie Tewerkstelling Lidgeld BTW 21% Totaal 1 0 tot en met 9 FTE’s € 239,00 € 50,19 € 289,19 2 10 tot en met19 FTE’s € 449 € 94,29 € 543,29 3 20 tot en met 49 FTE’s € 849 € 178,29 € 1.027,29 4 50 of meer FTE’s € 1.249 € 262,29 € 1.511,29

FTE’s = Full Time Equivalents Hiermee worden alle werknemers van een betrokken lid bedoeld -met uitzondering van extra’s (gelegenheidsarbeiders die maximum 10 uur werken), studenten, flexi’s en de mensen die via een interimkantoor tewerkgesteld worden- waarbij de arbeidsduur van deze werknemers wordt omgezet naar een voltijds equivalent. Bijvoorbeeld: een werknemer die voltijds werkt, wordt beschouwd als 1 FTE, een werknemer die halftijds werkt wordt beschouwd als 0,5 FTE, enz.

Voor nieuwe leden vanaf 1 november 2025 gelden deze lidgeldtarieven vanaf 1 november 2025. Voor bestaande leden gelden deze lidgeldtarieven voor de leden van wie het lidmaatschap afloopt op 1 november 2025 of later. Ex-leden kunnen enkel opnieuw aansluiten als lid aan de hierboven vermelde tarieven die gelden vanaf 1 november 2025.

Vanaf 1 november 2025 wordt het lidmaatschap van de toegetreden leden categorie artikel 4.2.1. van de statuten en de steunende leden na afloop jaarlijks stilzwijgend verlengd voor nieuwe perioden van telkens één jaar, tenzij het lid uiterlijk drie maanden voor de vervaldag schriftelijk te kennen geeft geen verlenging te wensen via mail naar info@horeca.be of per aangetekende brief naar Horeca Vlaanderen vzw, Anspachlaan 111 bus 4, 1000 Brussel.

Algemene opmerkingen:

Alle lidmaatschapsbijdragen zijn exclusief 21% btw.

Alle lidmaatschapsbijdragen worden vanaf kalenderjaar 2026 jaarlijks geïndexeerd aan de hand van de consumptieprijsindex.

De lidmaatschapsbijdrage van de als lid erkende provincies en BV’s bedraagt minimaal 1 euro excl. btw per lid. Deze lidmaatschapsbijdragen worden slechts geïnd door Horeca Vlaanderen vzw na goedkeuring door haar BestuursOrgaan met een tweederde meerderheid.

De lidmaatschapsbijdrage van de toegetreden leden vermeld in art. 4.2.1.b) van de statuten bedraagt 239€ exclusief btw.

De lidmaatschapsbijdrage van de toegetreden leden vermeld in art. 4.2.1.c) van de statuten bedraagt minimaal 1 euro btw excl. per lid. De algemene regel hierbij is dat voor het toegetreden lid vermeld in art. 4.2.1.c) van de statuten een lidmaatschapsbijdrage van 1.249 euro exclusief btw geldt en voor elke bij dat lid aangesloten lid-horecaondernemer het eerste jaar van lidmaatschap een lidmaatschapsbijdrage geldt van 100 euro exclusief btw als de horecaondernemer maximum 19 FTE’s in dienst heeft en 150 euro exclusief btw vanaf 20 FTE’s in dienst. Vanaf het tweede jaar lidmaatschap geldt voor elke bij het toegetreden lid vermeld in art. 4.2.1.c) van de statuten aangesloten lid-horecaondernemer de lidmaatschapsbijdragen voor de gewone toegetreden leden-horecaondernemers zoals hierboven vermeld in de tabel en gebaseerd op het aantal FTE’s per lid. Van deze algemene regel kan het BestuursOrgaan afwijken mits een tweederde meerderheid van de bestuursleden hiermee akkoord gaat.

De lidmaatschapsbijdrage van de steunende leden bedraagt 239 € exclusief btw, die verdeeld wordt als volgt: Horeca Vlaanderen vzw 189€ en Provincie en BV samen: 50,00€ tenzij:

wanneer het steunend lid een interimkantoor, een sociaal secretariaat, een sociaal adviesbureau, een boekhoudkantoor of aanverwant bedrijf betreft. In dit geval bedraagt de lidmaatschapsbijdrage van het steunend lid 1.546€ die verdeeld worden als volgt: Horeca Vlaanderen vzw 1.496€ en Provincie en BV samen: 50,00€.
wanneer het steunend lid een student betreft. Bij afstuderen wordt een student een beperkt gratis lidmaatschap van 1 jaar aangeboden, waarbij de student enkel de Horeca Vlaanderen Krant en de Horeca Flash gedurende dat jaar zal ontvangen, geen juridisch advies.
wanneer het steunend lid een hotelschool is. Hotelscholen kunnen gratis aansluiten als steunend lid. Hotelscholen mogen de informatie die zij van Horeca Vlaanderen ontvangen aan hun praktijkleerkrachten doorgeven. Leerkrachten kunnen niet apart aansluiten als steunend lid. Leerkrachten kunnen wel toegetreden lid worden wanneer zij betrokken zijn bij de uitbating van een horecazaak. In dat geval wordt hun lidmaatschapsbijdrage berekend op basis van tewerkstelling zoals hierboven bepaald.
wanneer het steunend lid een stad of gemeente is. In dat geval is het bedrag van hun lidmaatschapsbijdrage afhankelijk van het aantal inwoners: € 239 tot en met 25.000 inwoners € 449 van 25.001 tot en met 50.000 inwoners € 849 van 50.001 tot en met 100.000 inwoners € 1.249 vanaf 100.001 inwoners Bovendien zullen steden en gemeenten die steunend lid wensen te worden, erop gewezen worden dat zij de informatie die ze van Horeca Vlaanderen ontvangen niet mogen verspreiden, o.m. omdat de meeste informatie auteursrechtelijk beschermd is. De lidmaatschapsbijdragen van steden en gemeenten blijven integraal bij Horeca Vlaanderen vzw, met uitzondering van 50,00 euro exclusief btw per als lid aangesloten stad of gemeente die wordt doorgestort naar de betrokken Provinciale afdeling van Horeca Vlaanderen vzw.
wanneer het steunend lid geen interimkantoor, sociaal secretariaat, sociaal adviesbureau, boekhoudkantoor of aanverwant bedrijf, geen student en/of geen hotelschool, geen stad of gemeente betreft, moet de kandidatuur tot lidmaatschap aan het bestuursorgaan ter goedkeuring worden voorgelegd.

Art. 5. Het bestuursorgaan beslist welke documenten de kandidaat leden moeten invullen en welke gegevens zij daarop moeten meedelen.

Het bestuursorgaan beslist waaraan een provinciale en een lokale organisatie moet voldoen om te kunnen aansluiten als lid bij Horeca Vlaanderen.

Alleen vanaf de aanvaarding van de kandidatuur en de betaling van de volledige lidmaatschapsbijdrage kan het lid zijn rechten laten gelden. Een kandidatuur wordt geacht stilzwijgend aanvaard te zijn indien de lidmaatschapsbijdrage niet wordt teruggestort, binnen de drie maanden na de ontvangst van de betaling. De mededeling aan Horeca Vlaanderen vzw, onder gelijk welke vorm dan ook, van de identificatiegegevens van een kandidaat lid volstaat niet om te kunnen genieten van de voordelen die aan het lidmaatschap worden toegekend.

Art. 6. De lidmaatschapsbijdrage wordt geïnd door Horeca Vlaanderen vzw. Hierop geldt één uitzondering: Vzw Brugge Hotels int de volledige lidmaatschapsbijdragen van de leden van Horeca Vlaanderen die worden ingedeeld bij deze vzw en stort de lidgelden, onder aftrek van de eigen aan deze vzw bepaalde bijdrage, door naar Horeca Vlaanderen vzw.

Art. 7.1. Indien Horeca Vlaanderen vzw bij de centrale inning ook de lidmaatschapsbijdragen van provinciale organisaties of lokale horecaverenigingen int, dan zal het gedeelte van het lidgeld, dat aan de lokale en provinciale horecaverenigingen toekomt, op regelmatige tijdstippen of op eenvoudig verzoek doorgestort worden.

Vanaf 1 april 2025 bedraagt dit voormeld gedeelte 50 euro exclusief btw per toegetreden lid (niet ereleden en niet steunende leden) en geldt dat alle verhogingen van de lidgelden die van toepassing worden na de in artikel 4 hierboven vermelde verhoging vanaf 1 april 2025 door Horeca Vlaanderen vzw niet doorgestort worden naar provinciale organisaties of lokale horecaverenigingen en dit totdat het bestuursorgaan van Horeca Vlaanderen hierover anders beslist. Vanaf kalenderjaar 2026 wordt voormeld bedrag van 50 euro jaarlijks geïndexeerd aan de hand van de consumptieprijsindex.

Art. 7.2 : Het Bestuur van Horeca Vlaanderen vzw beslist jaarlijks bij twee derde meerderheid van de aanwezige leden van het Bestuur waarbij minstens de helft van de leden van het bestuursorgaan aanwezig dienen te zijn, autonoom en zonder verhaal over de toekenning van en de hoegrootheid van de dotaties aan als lid erkende provinciale en lokale organisaties, alsmede over de voorwaarden waaronder die dotaties kunnen worden gegeven en over de voorwaarden waaronder de organisaties de dotatie mogen besteden.

Erkende lokale of provinciale organisaties kunnen in aanmerkingen komen voor éénmalige dan wel jaarlijkse dotaties. Het Bestuur beslist individueel en soeverein over het al dan niet toekennen van dotaties en de hoegrootheid ervan. Bij de toekenning ervan dient de erkende provinciale en lokale organisatie in elk geval te voldoen aan de voorwaarden vermeld onder artikel 28 van het Reglement van inwendige orde. De dotaties kunnen door de erkende provinciale organisaties, noch door gelijk welke andere organisatie die een éénmalige dotaties heeft ontvangen, niet als verworven recht worden beschouwd. De toegekende dotaties, dewelke in schijven wordt uitbetaald, hebben tot doel om de visie van het Bestuur van Horeca Vlaanderen VZW uit te dragen.

Wanneer het Bestuur vaststelt dat de toekende dotaties niet overeenkomstig de principes van een goed huisvader of overeenkomstig de visie en richtlijnen van het Bestuur van Horeca Vlaanderen VZW worden besteed, dan kunnen deze dotaties met onmiddellijke ingang worden afgeschaft en bovendien aanleiding geven tot terugvordering en teruggave. In voorkomend geval kan de erkende provinciale/lokale organisatie worden gehoord indien zij daarom verzoekt binnen de acht werkdagen vanaf de kennisgeving van de beslissing tot afschaffing en teruggave. Nadat de erkende provinciale organisatie werd gehoord, neemt het Bestuur op de eerst volgende vergadering van het Bestuur haar definitieve beslissing waartegen geen verdere verhaal mogelijk is.

De dotaties die worden toegekend, dienen gespendeerd te worden om de doelstellingen die Horeca Vlaanderen VZW onderschrijft en desgevallend aanvullend de richtlijnen die het Bestuur geeft, te verwezenlijken.

Bij de besteding van de ontvangen dotaties dienen de erkende provinciale organisaties rekening te houden dat de verhouding tussen onkostenvergoedingen die worden betaald aan leden die instaan voor de werking van de erkende lokale/provinciale organisatie en uitgaven die dienen ter verwezenlijking van de doelstellingen en visie van Horeca Vlaanderen VZW niet disproportioneel zijn. Daarbij dient het hoofdprincipe van artikel 2 van het reglement van inwendige orde volgens dewelke de leden op vrijwillige en belangeloze basis werken in het achterhoofd te worden gehouden.

Art. 8. Procedure m.b.t. aansluitingen van meerdere zaken:

Algemeen :

De coördinatoren bepalen per aansluiting van meerdere zaken welke uitbating de hoofdzaak is.

Alle aansluitingen (betalende leden), zowel de hoofdzaak als de extra uitbatingen, zijn volwaardige leden die recht hebben op alle voordelen van het lidmaatschap. Ze krijgen dan ook allemaal een lidkaart, sticker en kortingsbonnen.

Er zijn 4 soorten aansluitingen in groep mogelijk afhankelijk van het aantal FTE’s:

0 tot en met 9 FTE’s = 239 euro lidgeld voor de hoofdzaak + 100 euro lidgeld per extra uitbating 10 tot en met 19 FTE’s = 449 euro lidgeld voor de hoofdzaak + 100 euro lidgeld per extra uitbating 20 tot en met 49 FTE’s = 849 euro lidgeld voor de hoofdzaak + 150 euro lidgeld per extra uitbating Vanaf 50 FTE’s = 1.249 euro lidgeld voor de hoofdzaak + 150 euro lidgeld per extra uitbating

Het BestuursOrgaan van Horeca Vlaanderen geeft mandaat aan het Dagelijks Bestuur van Horeca Vlaanderen om van de hierboven vermelde lidgelden voor de groepsaansluitingen te mogen afwijken, bijvoorbeeld om marketingtechnische redenen, mits een tweederde meerderheid van stemmen in het Dagelijks Bestuur hiermee akkoord gaat.

Opvolging documenten Alle aansluitingen, zowel de hoofdzaak als de extra uitbatingen krijgen een betalingsverzoek. Het lidmaatschap start als alle bijdragen betaald zijn. Opmerkingen De start- en einddatum lidmaatschapsperiode voor alle aansluitingen (hoofdzaak en extra uitbatingen) moeten gelijk zijn.

Algemene opmerking Dit geldt voor alle provincies.

Art. 9. Vanaf 1 november 2025 wordt het lidmaatschap na afloop jaarlijks stilzwijgend verlengd voor nieuwe perioden van telkens één jaar, tenzij het lid uiterlijk drie maanden voor de vervaldag schriftelijk te kennen geeft geen verlenging te wensen via mail naar info@horeca.be of per aangetekende brief naar Horeca Vlaanderen vzw, Anspachlaan 111 bus 4, 1000 Brussel.

Art. 10. Het aantal leden van Horeca Vlaanderen vzw is gelijk aan het aantal leden die in regel zijn met hun lidmaatschapsbijdrage overeenkomstig de vorige artikels.

Onderstaande figuur toont de levenscyclus van een lid.

Levenscyclus lid.png

TITEL III : ALGEMENE VERGADERING

Art.11. In uitvoering van artikel 9.3 van de statuten heeft de jaarlijkse statutaire algemene vergadering plaats in de hiernavolgende provincies: 2023 : Oost-Vlaanderen 2024 : Antwerpen 2025 : West-Vlaanderen 2026 : Limburg 2027 : Vlaams-Brabant

In de daaropvolgende jaren wordt dezelfde beurtrol gevolgd. Om uitzonderlijke redenen en indien een buitengewone algemene vergadering samengeroepen wordt, kan het bestuursorgaan afwijken van deze beurtrol.

Art.12. In uitvoering van art. 4.3 van de statuten gebeurt de berekening van het aantal geregistreerde leden die aan het werkingsbied van een als lid erkende provinciale organisatie wordt toegewezen conform art. 3 van het Reglement van inwendige orde op grond van het geregistreerd aantal leden op 30 september van het voorgaande kalenderjaar.

Art.13. Wanneer een buitengewone algemene vergadering wordt samengeroepen, dan zullen de effectieve leden worden opgeroepen die waren uitgenodigd voor de laatste statutaire algemene vergadering.

TITEL IV : BESTUURSORGAAN

Art.14. In uitvoering van art. 12.1.b) van de statuten:

zullen de als lid erkende provinciale organisaties uiterlijk tijdens de vergadering van het bestuursorgaan, die de agenda van de jaarlijkse statutaire algemene vergadering vastlegt, de naam, het lidnummer, het adres en het beroep meedelen van de kandidaten bestuurders en plaatsvervanger-bestuurders.
neemt het bestuursorgaan kennis van de kandidaturen en oordeelt of zij overeenstemmen met de bepalingen van de statuten en het reglement van inwendige orde. Elke kandidaat moet zelf voldoende elementen aanleveren als bewijs dat hij/zij voldoet aan de bepalingen van de statuten en het reglement van inwendige orde. Als het bestuursorgaan oordeelt dat de kandidaat niet voldoet aan de voorwaarden, moet hij dit binnen de acht dagen aan de kandidaat en de provinciale organisatie die hem voorgedragen heeft melden, met opgave van de redenen van de weigering. De provinciale organisatie kan uiterlijk op de daaropvolgende vergadering van het bestuursorgaan een nieuwe kandidaat voordragen, waarover het bestuursorgaan op dezelfde wijze zal oordelen en dit oordeel is definitief, er kan geen nieuwe kandidaat meer voorgedragen worden en er is tegen dit oordeel ook geen beroep mogelijk.

Art.15. In uitvoering van artikel 12.6 eerste lid van de statuten zorgt de bestuurder, die verhinderd is, zelf voor de oproeping van zijn plaatsvervanger. De bestuurder zal Horeca Vlaanderen vzw van zijn afwezigheid verwittigen en de naam van zijn plaatsvervanger meedelen.

Art.16. In uitvoering van art. 12.10 van de statuten bepaalt het Bestuur het bedrag van de forfaitaire vergoedingen en de verplaatsingskosten voor de leden van het bestuursorgaan en de andere mandatarissen en zorgt voor de uitbetaling.

Art. 16 bis. Het uitoefenen van een mandaat, een leidende en/of een publieke functie in de lijst van verenigingen, organisaties, federaties en/of ondernemingen opgesteld door het bestuursorgaan is onverenigbaar met het mandaat van lid van het bestuursorgaan, zoals bepaald in artikel 12.3. van de statuten. In elk geval is een politiek mandaat en/of een mandaat bij een werknemersorganisatie (vakbond) onverenigbaar met het mandaat van lid van het bestuursorgaan. De erkende provinciale organisaties zijn ertoe gehouden de kandidaturen voor een mandaat in het bestuursorgaan te toetsen aan deze onverenigbaarheid. Indien nodig kan een erkende provinciale organisatie aan de betrokken kandidaat een verklaring op eer hieromtrent eisen als voorwaarde om de kandidatuur in overweging te kunnen (laten) nemen. Het bestuursorgaan houdt toezicht op de naleving van dit artikel en tegen haar beslissingen, nadat het lid werd gehoord indien hij daarom heeft verzocht binnen de acht kalenderdagen bij middel van aangetekend schrijven, is geen beroep mogelijk.

TITEL V : VOORZITTER, ONDERVOORZITTER, STATUTAIRE SECRETARIS EN STATUTAIRE PENNINGMEESTER

Art.17. De kandidaturen van voorzitter, ondervoorzitter, statutaire secretaris en penningmeester worden schriftelijk ingediend op het bestuursorgaan van Horeca Vlaanderen door de provinciale organisatie waartoe de kandidaat behoort, uiterlijk op de vergadering van het bestuursorgaan, die de agenda van de jaarlijkse statutaire algemene vergadering van het kalenderjaar waarin de functies vacant worden gesteld, vastlegt en dit met de duidelijke vermelding van de functie(s) waarvoor de kandidatuur gesteld wordt. Bij de kandidatuur wordt een bondig curriculum vitae van de kandidaat gevoegd.

Art.18. Het bestuursorgaan onderzoekt de kandidaturen en oordeelt of zij overeenstemmen met de bepalingen van de statuten en het reglement van inwendige orde. Elke kandidaat moet zelf voldoende elementen aanleveren als bewijs dat hij/zij voldoet aan de bepalingen van de statuten en het reglement van inwendige orde.

Art.19. Als het bestuursorgaan oordeelt dat de kandidaat niet voldoet aan de voorwaarden, moet hij dit binnen de acht dagen aan de kandidaat en de erkende provinciale organisatie die hem voorgedragen heeft melden, met opgave van de redenen van de weigering. Het lid dat geweigerd wordt, kan worden gehoord indien hij daarom verzoekt bij aangetekend schrijven binnen de 8 kalenderdagen te rekenen vanaf de weigeringsbeslissing. De provinciale organisatie kan uiterlijk op de daaropvolgende vergadering van het bestuursorgaan een nieuwe kandidaat voordragen, waarover het bestuursorgaan op dezelfde wijze zal oordelen en dit oordeel is definitief, er kan geen nieuwe kandidaat meer voorgedragen worden en er is tegen dit oordeel ook geen beroep mogelijk.

Art.20. Men kan zich niet kandidaat stellen voor meerdere functies.

Art.21. Alle functies worden verkozen in aparte stemrondes. Indien nodig gebeurt dit in de volgorde: eerst de voorzitter, dan de ondervoorzitter, dan de statutaire secretaris en tenslotte de penningmeester.

TITEL VI: FUNCTIEAFBAKENING STATUTAIRE SECRETARIS

Art. 22: De functie van statutaire secretaris bestaat uit de volgende taken:

De statutair secretaris is de bewaker van de statuten en het reglement van inwendige orde van Horeca Vlaanderen vzw. Hij kijkt er op toe dat er statutair en conform het reglement van inwendige orde gewerkt wordt en wijst het bestuursorgaan en de provinciale en lokale organisaties tijdig op statutaire verplichtingen en/of op verplichtingen conform het reglement van inwendige orde. Hij wordt van bij aanvang van de bespreking van elke statutenwijziging betrokken.
Jaarlijks maakt hij verslag van de werkzaamheden van Horeca Vlaanderen vzw op de algemene vergadering.
In uitvoering van art. 9.4 van de statuten fungeert hij als secretaris van de algemene vergadering.

TITEL VII: FUNCTIEAFBAKENING STATUTAIRE PENNINGMEESTER

Art. 23: De functie van statutaire penningmeester bestaat uit volgende taken:

Hij heeft een toezichthoudende functie en zorgt er voor dat er een sluitende organisatie is dermate dat de kansen op fouten en fraudes vermeden worden;
Hij ventileert de ontvangen lidgelden in uitvoering van de beslissingen van het bestuursorgaan naar de provincies en lokale beroepsverenigingen toe;
Hij controleert en voert de betalingen uit die hem door de afgevaardigd bestuurder en/of de boekhouding worden voorgelegd;
Hij controleert de jaarrekening die door de boekhouding werd opgesteld en dit vooraleer zij aan het bestuursorgaan wordt overgemaakt;
Hij controleert de boekhoudkundige procedures;
Hij wordt betrokken bij het opstellen van de begroting;
Hij toetst de uitgaven aan de begroting;
Hij controleert de opvolging van de vorderingen en schulden;
Hij belegt, op zijn voorstel en in uitvoering van een beslissing van het bestuursorgaan, de tegoeden van de vereniging.

De statutaire penningmeester en de boekhouder overleggen iedere eerste woensdag van de maand die volgt op ieder kwartaal.

TITEL VIII: BENOEMING BESTUURDERS MET EEN BIJZONDER MANDAAT

Art. 24: Het bestuursorgaan kan met betrekking tot statutaire functies een bestuurder met een bijzonder mandaat benoemen. In dit geval dient dan het reglement van inwendige orde te worden aangevuld met de functieafbakening tussen de benoemde bestuurder met bijzonder mandaat en de betrokken statutaire functie. Over deze aanvulling van het reglement van inwendige orde moet door het bestuursorgaan beslist worden in dezelfde vergadering als deze waarin de bestuurder met bijzonder mandaat wordt benoemd.

TITEL IX : DAGELIJKS BESTUUR

Art.25. Het dagelijks bestuur is samengesteld uit: a) de voorzitter en ondervoorzitter van de vereniging; b) de voorzitters van de vijf provinciale organisaties; c) de afgevaardigde bestuurder en/of de communicatie-coördinator en/of een ander persoon van de administratie.

Het dagelijks bestuur vergadert volgens de modaliteiten bepaald in het reglement van inwendige orde telkens als nodig en heeft de volgende bevoegdheden:

het dagelijks bestuur van de vereniging;
de uitvoering van de beslissingen van het bestuursorgaan;
de samenstelling en opvolging van de dossiers
de voorbereiding van de agenda van de vergaderingen van het bestuursorgaan, waarbij de door provinciale organisaties gevraagde punten op de agenda moeten worden geplaatst
de algemene administratie om de goede werking op de zetel van de vereniging te verzekeren;
de personeelsadministratie. Het dagelijks bestuur brengt verslag uit aan het eerstvolgende bestuursorgaan van zijn werkzaamheden en legt alle beslissingen, die bij hoogdringendheid genomen werden, voor ter bekrachtiging.

Wanneer een voorzitter of een persoon die een als lid erkende provinciale organisatie vertegenwoordigt, niet langer deel uit maakt van het bestuursorgaan, dan maakt hij automatisch geen deel meer uit van het dagelijks bestuur.

TITEL X: SECTORCOMMISSIES, WERKGROEPEN, EDM.

Art. 26. Horeca Vlaanderen vzw heeft zes sectorcommissies (hotels, restaurants, cafés, nightlife, frituren, catering), een aantal werkgroepen, fora, edm. Het aantal sectorcommissies, werkgroepen, fora edm. kan wijzigen telkens de omstandigheden dit vereisen. De sectorcommissies, werkgroepen, fora edm. vergaderen telkens de omstandigheden dit vereisen. De zes sectorcommissies vergaderen minstens drie keer per kalenderjaar. Ze worden bijeengeroepen door de afgevaardigd bestuurder of de verkozen verantwoordelijke/(onder)voorzitter. Het is ook enkel deze persoon die het verslag van de vergadering die hij/zij heeft bijeengeroepen goedkeurt. Deze goedkeuring moet telkens binnen de 10 kalenderdagen na de vergadering gebeuren zodat het verslag uiterlijk op de 10de werkdag na de vergadering aan de leden van de betrokken sectorcommissie kan bezorgd worden. 1x per kwartaal wordt het punt ‘Werking sectorcommissies’ op de vergadering van het BestuursOrgaan geagendeerd, zodat de sectorcommissievoorzitters verslag kunnen geven van de activiteiten van hun commissie. In de sectorcommissies, werkgroepen, fora edm. kunnen enkel fysieke personen zetelen die ofwel toegetreden lid zijn van de categorie 4.2.1.a) ofwel vertegenwoordiger zijn van een toegetreden rechtspersoon van de categorie 4.2.1.a) ofwel toegetreden lid zijn van de categorie 4.2.1.b), en, als de omstandigheden dit vereisen, personen van de Administratie en/of externe experten. Elke sectorcommissie, werkgroep, forum edm. kiest een verantwoordelijke/voorzitter en een ondervoorzitter. In uitvoering van art. 12.1.d. van de statuten kunnen enkel fysieke personen die ofwel toegetreden lid zijn van de categorie 4.2.1.a) ofwel vertegenwoordiger zijn van een toegetreden rechtspersoon van de categorie 4.2.1.a) ofwel toegetreden lid zijn van de categorie 4.2.1.b), sector- of werkgroepverantwoordelijke/-voorzitter zijn. Diezelfde voorwaarde geldt voor een ondervoorzitter van een sectorcommissie, net als alle andere voorwaarden zoals bepaald in dat artikel 12.1.d. van de statuten, met als enige uitzondering dat een (kandidaat)ondervoorzitter niet minimum 3 jaar lid dient te zijn van de betrokken sectorcommissie. De sectorcommissies/werkgroepen/fora bepalen voor het overige zelf de vormvoorschriften voor het indienen van de kandidaturen en de voorwaarden om zich verkiesbaar te stellen als voorzitter en/of ondervoorzitter.

TITEL XI: LOGO EN NAAMVERMELDING

Art.27. Het logo en de naam van de vereniging zijn de exclusieve eigendom van Horeca Vlaanderen vzw. De als lid erkende provinciale organisaties en lokale beroepsverenigingen dienen dit logo, overeenkomstig de communicatierichtlijnen hieromtrent bepaald door Horeca Vlaanderen vzw, op hun briefpapier en zoveel mogelijk ander drukwerk te gebruiken met daaronder een vermelding waaruit blijkt dat zij geassocieerd zijn bij Horeca Vlaanderen vzw. Zij zullen tevens hun rechtspersoonlijkheidsgegevens op het drukwerk vermelden. Ingeval de erkenning als lid door het bestuursorgaan van Horeca Vlaanderen vzw wordt ingetrokken, is het met onmiddellijke ingang niet langer toegelaten het logo en de naam van Horeca Vlaanderen vzw te gebruiken.

TITEL XII: FINANCIËLE EN JURIDISCHE TRANSPARANTIE

Art. 28. Alle als lid erkende provinciale en lokale organisaties moeten elk jaar vóór 30 juni hun jaarrekening samen met een gedetailleerde staat van alle uitgaven en de begunstigden van de uitgaven indienen bij Horeca Vlaanderen vzw, op straffe van schorsing van hun dotatie vanaf 1 juli daaropvolgend en dit totdat een correcte en verantwoordbare jaarrekening en uitgavenstaat is ingediend. Indien blijkt dat de uitgaven zijn gedaan in strijd met de principes die door het bestuursorgaan van Horeca Vlaanderen vzw zijn bepaald, dan wordt het bedrag van deze uitgaven in mindering gebracht van de volgende dotatie.

Alle als lid erkende provinciale en lokale organisaties moeten beschikken over en werken overeenkomstig statuten en reglementen van inwendige orde die dezelfde dienen te zijn als de statuten en het reglement van inwendige orde van Horeca Vlaanderen vzw, op straffe van schorsing van hun dotatie en dit totdat zij over de vereiste statuten en reglementen van inwendige orde beschikken en overeenkomstig werken.

Alle als lid erkende provinciale en lokale organisaties die in aanmerking wensen te komen van een dotatie van Horeca Vlaanderen vzw dienen jaarlijks uiterlijk tegen 30 november van het jaar voorafgaand aan het komende kalenderjaar een gedetailleerde begroting over te maken bij gebreke waaraan zij niet in aanmerking komt voor dotaties.

Alle als lid erkende provinciale en lokale organisaties die rechtstreeks of onrechtstreeks dotaties hebben ontvangen van Horeca Vlaanderen vzw dienen een jaarlijkse controlemogelijkheid door de boekhouder of aangestelden van Horeca Vlaanderen vzw toe te laten.

TITEL XIII : ADMINISTRATIE

Art.29. De Administratie staat in voor de uitvoering van de bepalingen in de zin van artikel 14.2. 4) en 5) van de statuten en voor de coördinatie van de werkzaamheden van de nevenorganisaties. De administratie staat onder leiding van de afgevaardigd bestuurder. In de uitoefening van zijn functie rapporteert de afgevaardigd bestuurder aan de voorzitter en/of aan het bestuursorgaan.

Art.30. Bij de aanwerving van een personeelslid die bloed- of aanverwant is van een lid of plaatsvervanger-lid van het bestuursorgaan, dient de betrokken bestuurder het bestuursorgaan hiervan in kennis te stellen en zich te onthouden bij de bespreking van en de stemming over de kandidatuur.

Art.31. De lijsten van alle leden blijven de exclusieve eigendom van Horeca Vlaanderen vzw. Deze lijsten kunnen slechts gebruikt worden voor de realisatie van de doelstellingen van Horeca Vlaanderen vzw. Voor ieder ander gebruik is de toestemming vereist van het bestuursorgaan.

TITEL XIV : GEHEIME STEMMING

Art.32. Wanneer in uitvoering van de statuten een geheime stemming georganiseerd moet worden, dan wordt deze gehouden door middel van éénvormige stembriefjes waarop het voorwerp van de stemming afgedrukt staat zodat de stemmers hun keuze slechts hoeven aan te kruisen.

TITEL XV : VERZEKERINGEN

Art.33. De leden van het bestuursorgaan zijn gedekt door een verzekeringspolis voor hun verplaatsing van en naar de vergaderingen en in opdracht van Horeca Vlaanderen vzw.

TITEL XVI : DEONTOLOGISCHE CODE

Art.34. Deontologische code.

Doelstelling van de code : Horeca Vlaanderen VZW heeft heel wat standpunten en visieteksten over haar inhoudelijke werking, maar het ontbreekt ons aan een uitgeschreven visie over de omgang met mensen en integriteit. Het is belangrijk om ook over de waarden en de verenigingscultuur duidelijk te maken waar Horeca Vlaanderen VZW voor staat. Een integriteitsbeleid is een belangrijk onderdeel van het HRM beleid. Het samen werken aan een goede en open werksfeer is dus absoluut nodig om gemotiveerde en tevreden medewerkers te behouden. Een uitgeschreven code biedt duidelijkheid over wat wel en niet verstaan wordt onder integer handelen. In elke organisatie leven er waarden en normen maar het is goed als de leiding duidelijk maakt wat verwacht wordt van de medewerkers en wat kan en niet kan. Maar een code kan nooit volledige of absolute duidelijkheid verschaffen. In de praktijk leiden waarden en normen altijd tot dilemma s die in concreto beoordeeld moeten worden. Ze fungeren als een ethisch kompas. Het uitwerken van een code kan zaken bespreekbaar maken. Het schept een gelegenheid om openheid te creëren. Tenslotte is het uiteraard ook de bedoeling van een code om gedrag te beïnvloeden. Dit heeft maar kans op slagen als de medewerkers zich betrokken voelen en de code gedragen wordt. 2 Procedure in geval van niet naleven van de deontologie Ingeval van inbreuken op de code, kan beroep worden gedaan op artikel 5 bis van het huishoudelijk reglement. Luidens dit artikel kan het bestuursorgaan een medewerker schorsen of afzetten uit zijn functie ingeval van belangenvermenging of strafbare feiten. Uiteraard met respect voor de rechten van verdediging. Artikel 5 bis werd aangevuld, zodat deze sanctie ook kan gelden bij inbreuken op de deontologische code. Artikel 5 quater geeft het bestuursorgaan de mogelijkheid om haar bevoegdheid in dit verband te delegeren aan een daartoe opgerichte geschillencommissie.
De verenigingscultuur, de waarden en deontologie van de medewerkers van HORECA VLAANDEREN VZW Horeca Vlaanderen VZW en de mensen die Horeca Vlaanderen VZW vormen, hebben een eigen identiteit. Het is belangrijk om samen te vatten waar Horeca Vlaanderen VZW in gelooft, wat haar verbindt en wie zij wil zijn. In deze nota wordt beschreven welke waarden haar uitgangspunt zijn. Zij fungeren als ethisch kompas en zijn de kern van de verenigingscultuur. In deze nota gaat een eerste, algemeen deel over de verenigingscultuur en de waarden van Horeca Vlaanderen. Het is een permanent gezamenlijk streefdoel om te werken aan een aangename en motiverende verenigingscultuur waarin medewerkers op een respectvolle manier met elkaar omgaan. Een tweede deel bevat deontologische afspraken voor alle medewerkers die handelen binnen een mandaat. De medewerkers engageren zich om te werken aan een aangename en motiverende verenigingscultuur. Bij elke uitnodiging tot samenwerking, op welke manier dan ook (vb. interview), van een politieke partij, federatie, organisatie enz. moet afgetoetst worden of deze onderstaande deontologische code van Horeca Vlaanderen vzw respecteert : Horeca Vlaanderen VZW onderschrijft volgende waarden : 3.1. Integriteit en correct handelen. Eerlijkheid en correctheid zijn steeds het richtsnoer bij alle handelingen of activiteiten die namens de vereniging worden verricht. Wij houden ons ver van handelingen waarbij onze integriteit of geloofwaardigheid in het gedrang kan komen of nog maar een schijn hiervan gewekt wordt. Horeca Vlaanderen vzw streeft naar openheid, diversiteit, verdraagzaamheid en hecht bijzonder belang aan de werking van en met de sociale partners. Horeca Vlaanderen vzw streeft ernaar het tewerkstellingsaandeel van kansengroepen (allochtonen, vrouwen, jongeren, ouderen, laaggeschoolden en arbeidsgehandicapten) in de sector te behouden. Horeca Vlaanderen vzw bevordert het beginsel van gelijke behandeling, zijnde de afwezigheid van elke vorm van discriminatie op grond van leeftijd, geslacht of seksuele geaardheid, burgerlijke staat, ziekteverleden, ras, huidskleur, afkomst of nationale of etnische afstamming, politieke of levensovertuiging, handicap, lidmaatschap van een vakbond of een andere organisatie. Horeca Vlaanderen vzw maakt geen onderscheid op grond van voormelde elementen, behalve indien zulks wettelijk wordt vereist of toegelaten.” 3.2. Positieve houding en respect. Wij gaan respectvol en hoffelijk met elkaar en met derden om. We doen of zeggen niets wat iemand anders als een inbreuk op zijn waardigheid kan beschouwen. Er wordt onderling samengewerkt in een geest van respect en vertrouwen. Als er een probleem is, wordt dit op een open manier besproken en niet via het verspreiden van negatieve geruchten. Het bespreken van problemen gebeurt op een constructieve manier. Een positieve houding draagt ook bij tot het scheppen van vertrouwen in de vereniging. Toehoorders trekken immers heel snel verkeerde conclusies uit negatieve opmerkingen of verhalen. 3.3. Solidariteit en loyaliteit ten opzichte van de vereniging. Wij onderschrijven de maatschappelijke missie van de vereniging en zetten ons ten volle in voor haar doelstellingen. Om deze doelstellingen waar te maken streven we naar een vlotte samenwerking en een efficiënte interne werking, waarbij het belang van de vereniging centraal staat. Wij werken aan het algemeen belang van de vereniging en niet louter ten voordele van één van de vzw s, werkingsvelden, lokale of regionale structuren. Provinciale / lokale organisaties verbinden er zich toe om geen enkel rechtsgeding tegen elkaar, noch tegen Horeca Vlaanderen VZW te initieren. 3.4. Deontologie van de gemandateerde vrijwilligers. 3.4.1. Handelen vanuit het mandaat : Medewerkers die een mandaat gekregen hebben (vb. een functie in het afdelingsbestuur via verkiezing door de lokale algemene vergadering) handelen vanuit dit perspectief en leggen verantwoording af. Elk mandaat eindigt na een welbepaalde termijn. 3.4.2. Integriteit op legaal vlak : Medewerkers zullen steeds respect opbrengen voor de wetgeving die verband houdt met de werkingsdomeinen van de vereniging en zullen eventuele interne controle aanvaarden. 3.4.3. Integriteit op financieel vlak : Medewerkers die instaan voor financiële transacties (vb. de penningmeester van een lokale afdeling) zorgen voor een correcte en transparante administratie en staan open voor een controle door de vereniging. Het vier-ogenprincipe wordt gehanteerd (vb. voor een betaling van een afdelingsrekening moeten twee verschillende personen de transactie zien). 3.4.4. Geen belangenvermenging : Vele vrijwillige medewerkers zijn actief in andere (al dan niet samenwerkende) verenigingen of zijn professioneel actief in de sector. Indien een medewerker in opdracht van Horeca Vlaanderen VZW zetelt in een andere organisatie (via een mandaat), zal hij steeds de belangen van Horeca Vlaanderen VZW behartigen. 3.4.4.1. Het is een andere situatie wanneer de medewerker op eigen initiatief actief is in een andere organisatie. Indien een conflict aan de orde is tussen Horeca Vlaanderen VZW en de andere vereniging of organisatie waarin de medewerker beslissingsbevoegdheid heeft, moet er voorafgaandelijk duidelijkheid gecreëerd worden t.a.v. Horeca Vlaanderen VZW. Ofwel zal de vrijwillige medewerker de vergadering (bij Horeca Vlaanderen) verlaten en dus niet deelnemen aan het beslissingsproces binnen Horeca Vlaanderen VZW, ofwel zal de medewerker heel duidelijk standpunt innemen in het belang van Horeca Vlaanderen VZW. De keuze ligt dus bij de medewerker, maar de keuze moet vooral voorafgaandelijk, duidelijk en consequent zijn. In geval van een belangenconflict waarbij de medewerker professioneel betrokken is of een persoonlijk of vermogensrechtelijk belang heeft, dient de medewerker steeds melding te maken van de situatie aan het dagelijks bestuur en kan de medewerker in geen geval deelnemen aan het beslissingsproces binnen Horeca Vlaanderen, tenzij mits een voorafgaand fiat van het dagelijks bestuur. 3.4.4.2. Extern optreden : Indien een vrijwillige medewerker standpunten inneemt in naam van de vereniging en/of de vereniging vertegenwoordigt, moet dit kaderen in een gemandateerde functie of een mandaat, weze het een impliciet mandaat. De vereniging moet erover waken dat mandaten worden verleend door het bevoegde niveau en voor een welomschreven termijn. Bovendien zal ervoor moeten gewaakt worden dat de inhoud van de standpunten strookt met de visie van de vereniging (vb. politieke onafhankelijkheid). Indien een vrijwillige medewerker in contact komt met derden en standpunten gaat innemen, moet tevens duidelijk zijn of hij in eigen naam dan wel in naam van de vereniging optreedt. Bij derden zal er steeds een vermoeden zijn en zal steeds de schijn worden gewekt dat de vrijwillige medewerker de vereniging vertegenwoordigt. Dus indien dit niet zo is, zal de vrijwillige medewerker heel duidelijk stellen dat hij in eigen naam optreedt. Horeca Vlaanderen vzw is gesticht op gronden van zuiver professionele aard, gepaard met de breedste geest van verdraagzaamheid en vrijheid. De vereniging onthoudt zich uitdrukkelijk van elke activiteit van partijpolitieke of filosofische aard. 3.4.4.3 Rechtshandelingen : De vereniging kan enkel worden vertegenwoordigd voor het aangaan van rechtshandelingen (vb. het afsluiten van contracten) door het bestuurlijk niveau of door de personen die beschikken over een schriftelijke en voorafgaande volmacht. 3.5. Samenwerking vrijwillige en professionele medewerkers : Vrijwillige en professionele medewerkers zullen een positieve en respectvolle houding ten opzichte van elkaar aannemen. Beide groepen leveren ernstige inspanningen voor een goede onderlinge communicatie. 3.6. Horeca Vlaanderen VZW laat niet toe in eender welke provinciale of lokale publicatie, partijpolitieke bijdragen of advertenties of advertenties in strijd met de goede zeden op te nemen.

Elk lid verbindt er zich toe om de interne werking van Horeca Vlaanderen VZW, de verslagen van het Bestuur of van het dagelijks bestuur of van gelijk welke andere commissie die onder Horeca Vlaanderen vzw valt, niet aan niet-leden kenbaar te maken. Een inbreuk daarop geeft aanleiding tot onmiddellijke schorsing van dat lid en zijn desgevallende mandaten binnen Horeca Vlaanderen vzw, de als lid erkende provinciale of lokale organisatie en tot uitsluiting als lid, welk laatste enkel beslist kan worden door de Algemene Vergadering. Brussel, 1 oktober2025.